5 tips voor het bijhouden van uw MIT R&D-administratie 

U heeft een MIT-subsidie voor een R&D samenwerkingsproject ontvangen. Wist u dat de subsidieverstrekker steekproefsgewijs controles uitvoert om te achterhalen of de verplichte MIT -administratie voldoende is bijgehouden? Om uw subsidie optimaal te benutten en te voorkomen dat u subsidie moet terugbetalen, is het dus van belang dat u voldoet aan een juiste en volledige administratie. In dit artikel geven wij u 5 tips voor het bijhouden van een MIT-administratie die correct éop orde is 

Let op de verhouding van de kosten tussen partners

Een MIT-R&D samenwerkingsproject bestaat uit een samenwerking tussen meerdere partners. U ontvangt alleen subsidie over de kosten die u of één van uw partners maken. Deze subsidie bedraagt maximaal 35% van de kosten. Één deelnemer mag niet meer dan 70% van de kosten voor zijn rekening nemen. Het is belangrijk dat u hier zowel bij de aanvraag als bij de vaststelling goed op let. Als achteraf blijkt dat er toch door één partij meer dan 70% kosten is gemaakt, dan komen de extra kosten niet in aanmerking voor de subsidie. Afhankelijk van het subsidieloket (nationaal of lokaal) moeten deelnemers die zijn gevestigd in specifieke provincies, en die in deze provincies ondernemingsactiviteiten uitvoeren, minimaal 50% van de subsidiabele kosten van het project dragen. Een voorbeeld is SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland) die heeft bepaald dat ondernemers gevestigd moeten zijn in de provincies Drenthe, Friesland en Groningen.   

5 tips mit r&d administratie

2. Volg het projectplan; de planning werkpakketten en begroting  

Alleen de gemaakte kosten binnen de genoemde looptijd van het project komen voor subsidie iaanmerking. De uitvoering van het MIT-R&D samenwerkingsproject start binnen zes maanden na de subsidieaanvraag. De looptijd van een MIT-R&D samenwerkingsproject bedraagt maximaal 2 jaar. Het project voert u uit zoals in het projectplan heeft omschreven. Bij het vertragen, stopzetten, of op essentiële punten wijzigen van het project, moet voorafgaand toestemming vragen bij de subsidieverstrekkerDit kunt u doen door het indienen van een wijzigingsverzoek. U vindt hiervoor een standaard wijzigingsformulier op de website van de subsidieverstrekker. Ook wanneer de kosten in de begroting meer dan 25% afwijken, bent u verplicht dit met de subsidieverstrekker te delenGeeft u wijzigingen in het projectplan niet door, dan kan dit leiden tot sancties zoals (gehele of gedeeltelijke) terugvordering van de subsidie.  

 Let op dat de regels voor MIT-R&D samenwerkingsprojecten, zoals het maximale subsidiebedrag of het proces voor het indienen van een wijzigingsverzoek, per subsidieloket verschillend kunnen zijn. 

3. Zo kunt u de kosten van stagiaires opnemen in de begroting 

Reguliere loonkosten mag u tegen een uurtarief van €60,- opvoeren binnen het MIT-project. Voor stagiaires geldt dit niet, tenzij zij het minimumloon ontvangen en de werkgever de werkgeverslasten draagt. Verder kunt u de kosten voor de stagevergoeding wel opnemen onder kosten derden in de begroting. Ook kunt u de kosten van de stagiaire via een zzp-overeenkomst als kosten derden opvoeren in de begroting. In de laatste twee gevallen ontvangt u subsidie over 35% van die kosten.  

4. Hou een overzichtelijke projectadministratie bij  

Het is verplicht om een projectadministratie bij te houden. Hiermee toont u aan dat de subsidiabele activiteiten heeft uitgevoerd. Daarbij valt te denken aan: rapportages vergaderstukken, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototype, testresultaten, meetverslagen, berekeningen, facturen, financiële administratie, afspraken over intellectuele eigendommen of een combinatie hiervan. 

De verantwoording over de geleverde prestatie moet in alle situaties beschikbaar zijn om in te zien. De subsidieverstrekker stelt op basis van het verzoek voor vaststelling de definitieve hoogte van de subsidie vast. Bij subsidies die hoger zijn dan € 125.000 per individuele deelnemer, moet een accountantsverklaring met de vaststelling meesturen.

5. ‘Stapelen’ met de WBSO is toegestaan 

‘Stapelen met WBSO-subsidie is toegestaan. Dit betekent dat bijvoorbeeld de kosten voor een projectuur dat zowel de MIT-subsidie dektook mag meenemen in de berekening van het WBSO-voordeel. De projectkosten van MIT in combinatie met andere regelingen mag u niet ‘dubbel’ financieren 

Meer weten over een correcte MIT-administratie voor uw organisatie? 

Heeft u een MIT-subsidie ontvangen en bent u op zoek naar ondersteuning bij uw MIT-administratie? Neem dan contact op met één van onze adviseurs via onderstaand formulier.

9 + 15 =