5 tips voor het bijhouden van uw MIT R&D-administratie

Heeft u MIT-subsidie voor een R&D-samenwerkingsproject ontvangen? Wist u dat de subsidieverstrekker steekproefsgewijs de (verplichte) administratie controleert? Een juiste en volledige administratie is van belang voor een optimale benutting van de subsidie en het voorkomen van terugbetaling ervan. De compliance-specialisten van ffiqs geven u vijf tips voor het bijhouden van een MIT-administratie die correct én op orde is.

1. Let op de verhouding van de kosten tussen partners

Een MIT-R&D samenwerkingsproject bestaat uit een samenwerking tussen meerdere partners. U ontvangt alleen subsidie over de kosten die u of één van uw partners maakt. De subsidie bedraagt maximaal 35% van de projectkosten. Één deelnemer mag niet meer dan 70% van de kosten voor zijn rekening nemen. Het is belangrijk dat u zowel bij de aanvraag als bij de vaststelling goed hierop let. Als achteraf blijkt dat één partij toch meer dan 70% van de kosten heeft gemaakt, dan komen de extra kosten niet in aanmerking voor subsidie. Afhankelijk van het subsidieloket (nationaal of regionaal) moeten deelnemers die in specifieke provincies gevestigd zijn en daar ondernemingsactiviteiten uitvoeren minimaal 50% van de subsidiabele kosten dragen. Een voorbeeld is SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland) dat heeft bepaald dat ondernemers gevestigd moeten zijn in Drenthe, Friesland of Groningen.  

2. Volg het projectplan; de planning werkpakketten en begroting

Alleen de gemaakte kosten binnen de genoemde looptijd van het project komen voor subsidie in aanmerking. De uitvoering van het MIT-R&D samenwerkingsproject start binnen zes maanden na de subsidieaanvraag. De looptijd van een MIT-R&D samenwerkingsproject bedraagt maximaal twee jaar. Het project voert u uit zoals u in het projectplan heeft omschreven. Bij vertraging, stopzetting of wijziging van het project op essentiële punten, moet u voorafgaand toestemming vragen bij de subsidieverstrekker. Dit doet u door het indienen van een wijzigingsverzoek. U vindt hiervoor een standaard wijzigingsformulier op de website van de subsidieverstrekker. Ook wanneer de kosten in de begroting meer dan 25% afwijken, bent u verplicht dit met de subsidieverstrekker te delen. Geeft u wijzigingen in het projectplan niet door, dan kan dit leiden tot sancties zoals (gehele of gedeeltelijke) terugvordering van de subsidie. 

NB De regels voor MIT-R&D samenwerkingsprojecten, zoals het maximale subsidiebedrag of het proces voor het indienen van een wijzigingsverzoek, kunnen per subsidieloket verschillend zijn.

3. Zo kunt u de kosten van stagiaires opnemen in de begroting

Reguliere loonkosten voert u tegen een uurtarief van 60 euro op binnen het MIT-project. Voor stagiair(e)s geldt dit niet, tenzij zij het minimumloon ontvangen en de werkgever de werkgeverslasten draagt. Verder gelden de volgende bepalingen:

• U neemt de kosten voor de stagevergoeding op onder ‘kosten derden’ in de begroting.
• U neemt de kosten van een stagiair(e) via een zzp-overeenkomst als ‘kosten derden’ op in de begroting.

In beide gevallen ontvangt u subsidie over 35% van de gemaakte kosten. 

4. Hou een overzichtelijke projectadministratie bij

Het is verplicht om een projectadministratie bij te houden. Hiermee toont u aan dat u de subsidiabele activiteiten heeft uitgevoerd. Daarbij valt te denken aan: rapportages, vergaderstukken, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes, testresultaten, meetverslagen, berekeningen, facturen, financiële administratie, afspraken over intellectuele eigendommen of een combinatie hiervan.  De verantwoording over de geleverde prestatie moet in alle situaties beschikbaar zijn om in te zien. De subsidieverstrekker stelt op basis van het verzoek voor vaststelling de definitieve hoogte van de subsidie vast. Bij subsidies die hoger zijn dan 125.000 euro per individuele deelnemer, moet u een accountantsverklaring met de vaststelling meesturen.

5. ‘Stapelen’ met de WBSO is toegestaan

Het ‘stapelen’ van de MIT-projectkosten in combinatie met de WBSO-subsidie is toegestaan. Dit betekent dat u bijvoorbeeld de kosten voor een MIT-projectuur ook mag meenemen in de berekening van het WBSO-voordeel. MIT-projectkosten mag u niet ‘dubbel’ financieren in combinatie met andere regelingen. 

Meer weten over een correcte MIT-administratie voor uw organisatie?

Heeft u hulp nodig bij het opzetten en uitvoeren van uw MIT-administratie? ffiqs ondersteunt organisaties met vier servicelevels: informeren, toetsen, inrichten en uitvoeren. We leveren maatwerk, want elk regionaal subsidieloket voert de regeling anders uit. Neem contact op met één van onze adviseurs via onderstaand formulier. 

Gerelateerde nieuwsberichten