5 tips voor een optimale Horizon Europe administratie

Ondernemers en onderzoekers vragen via het Horizon Europe programma EU-subsidie aan voor hun innovatieprojecten. Een positieve beschikking ontvangen? Gefeliciteerd! Heeft u al nagedacht over hoe het nu verder moet met de complexe Horizon Europe subsidieadministratie? De compliance specialisten van ffiqs geven u vijf tips voor het bijhouden van een correcte administratie zodat u niet voor onnodige verrassingen komt te staan.

1. Zorg voor een correcte loonkostenberekening en urenregistratie

Onmisbaar in de subsidieadministratie is een overzicht van alle loonkosten. De methode voor het berekenen van dagtarieven kan verschillen afhankelijk van de keuzes die u maakt binnen de regeling. Sommige looncomponenten komen wel en andere komen niet voor subsidie in aanmerking. Wij kunnen u hierover adviseren.

U moet alle gewerkte dagen voor een Horizon Europe project registreren en door de betrokken medewerkers en hun leidinggevende of projectleider tijdig laten ondertekenen. Let hier goed op tijdens het subsidieproject, want alleen geregistreerde dagen tellen mee voor de subsidie.

2. Blijf scherp op ‘subsidiabiliteit’ van de gemaakte kosten

Gedurende de looptijd van een Horizon Europe project moet u altijd de ‘subsidiabiliteit’ van de gemaakte kosten voor het project in de gaten houden. Hiermee bedoelen we welke kosten wel en welke kosten niet voor subsidie in aanmerking komen. Hierbij houdt u een aantal basisprincipes aan:

• U voert de activiteiten uit volgens het ingediende en goedgekeurde projectplan. Alle kosten die u hiervoor maakt, maakt u om de projectdoelstellingen te bereiken en staan in verhouding tot de vooraf opgestelde en goedgekeurde subsidiebegroting.
• U rapporteert gebaseerd op de werkelijk gemaakte en betaalde kosten en kunt dit ook aantonen (denk bijvoorbeeld aan facturen en betaalbewijzen).
• U registreert alleen de kosten die u gemaakt en betaald heeft binnen de projectperiode.

De ‘subsidiabiliteit’ van de gemaakte kosten is in grote mate afhankelijk van de kwaliteit van uw projectdossier. Met een volledig projectdossier bent u voorbereid op een eventuele controle in de toekomst. Een goede onderbouwing van de kosten voorkomt vervelende correcties. Wilt u hier meer informatie over? Onze experts helpen u graag hierbij.

3. Houd rekening met de controleverklaring

In de Grant Agreement van de Horizon Europe subsidie is de deadline voor het indienen van de eindrapportage opgenomen. In sommige gevallen is bij een subsidievaststelling een controleverklaring verplicht. Een controleverklaring is verplicht wanneer u binnen het Horizon Europe project meer dan 430.000 euro aan kosten maakt (inclusief overhead kosten). Het laten opstellen van een controleverklaring kost veel tijd van zowel uzelf als de accountant. Daarom is het raadzaam dat u vroegtijdig contact hiervoor opneemt met de accountant. Benieuwd wanneer u deze het beste kunt benaderen en hoe wij u hierbij kunnen ondersteunen? Neem contact op voor een tijdsindicatie.

NB Bij Horizon 2020 projecten is een controleverklaring verplicht voor kosten boven de 375.000 euro (exclusief overhead kosten).

4. Let op inkoopbeleid vanwege marktconformiteit van kosten

Marktconformiteit van kosten betekent dat u toetst of de kosten die u heeft gemaakt realistisch zijn gezien de marktomstandigheden en de risico’s die aan een project verbonden zijn. De Europese Commissie controleert strikt op de beste prijs-kwaliteitverhouding. Waarom u voor een bepaalde partij heeft gekozen, moet blijken uit de onderliggende documentatie. Door het aanleveren van minimaal drie offertes onderbouwt u dat de tarieven of gemaakte kosten marktconform zijn. Vraag dus meerdere offertes aan bij verschillende aanbieders. Als het bedrag dat u heeft betaald ongeveer gelijk is aan de bedragen van andere aanbieders, is dit een indicatie dat u een marktconforme prijs heeft betaald.

NB Begin hiermee in een zo vroeg mogelijk stadium. Let op: bij subcontracting dient de marktconformiteit altijd aangetoond te worden, ook als het inkoopbeleid anders is.

5. Schakel een compliance specialist in

Wanneer u in een vroeg stadium een compliance specialist bij uw subsidieproject betrekt, scheelt dat u een hoop werk. Een ffiqs-expert werkt mee aan het inrichten van uw subsidieadministratie. Bijvoorbeeld voor het goed berekenen van de subsidiabele dagtarieven en de ‘marktconformiteit van kosten’ (zie ook tip 4). Zo nemen we u al uw (administratieve) zorgen uit handen. En blijft u doen waar u het beste in bent, namelijk innoveren! 

Meer weten over een optimale Horizon Europe administratie voor uw organisatie?

Heeft u hulp nodig bij het opzetten en uitvoeren van uw Horizon Europe administratie? Met onze subsidiemanagementdiensten ontzorgt ffiqs uw organisatie zodat uw project aan alle subsidievoorwaarden voldoet. Aan de slag met goed subsidiemanagement? ffiqs helpt u verder. Neem contact op met onze compliance specialisten.

Gerelateerde nieuwsberichten