7 onmisbare WBSO-administratie tips

Heeft u met succes WBSO aangevraagd? Dan moet u voor het speur- en ontwikkelingswerk (S&O) administratie bijhouden. U geeft dan per project aan wat de omvang, aard, inhoud en voortgang is van uitgevoerde werkzaamheden. Hoe overzichtelijker u de administratie houdt, hoe sneller de RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) de WBSO-controle uit kan voeren. Benieuwd hoe u dit het beste kunt doen? Onze subsidiespecialisten geven u 7 onmisbare tips voor een succesvolle WBSO-administratie.

1. Houd WBSO-administratie per uur bij

Bij sommige bedrijven is het gebruikelijk om uren per week of zelfs per maand te schrijven. Voor de WBSO-administratie is dit onvoldoende. De RVO moet precies kunnen terugzien welke uren u voor de WBSO in aanmerking neemt. Het is dan ook verplicht om de WBSO-uren per werknemer, per dag en per WBSO- project bij te houden.

2. Laat alleen eigen medewerkers WBSO-uren schrijven

Het voordeel van de WBSO wordt verrekend met de loonaangifte van de aanvrager. De werknemers die WBSO-uren schrijven, dienen daarom altijd op de loonlijst te staan van die specifieke onderneming die WBSO ontvangt. Is dit niet het geval, dan komen deze niet in aanmerking.

Let op: Het is wél mogelijk om werknemers binnen een fiscale eenheid uit te lenen voor speur- en ontwikkelingswerk. Een fiscale eenheid bestaat vaak uit een moedermaatschappij en één of meerdere dochtermaatschappijen. In dat geval moeten alle entiteiten waar WBSO-medewerkers op de loonlijst staan een WBSO-aanvraag indienen. Dit kunnen identieke aanvragen zijn. Er mag ook één WBSO-administratie gevoerd worden, waaruit wel de inbreng van de individuele WBSO-medewerkers moet blijken.

3. Maak duidelijke afspraken met werknemers

Een succesvolle WBSO-controle valt of staat met een heldere administratie. Gaat u medewerkers inzetten voor S&O-werkzaamheden? Maak dan duidelijke afspraken over het registreren van deze werkzaamheden. Denk hierbij aan:

• Welke uren onder S&O uren vallen;
• Welke uren juist niet onder S&O uren vallen, zoals het formuleren van doelstellingen voor het project en het plan van aanpak;
• Welke documenten medewerkers moeten bewaren;
• Wat de bewaartermijn voor de WBSO is;
• Welke kosten en uitgaven specifiek bij de projectadministratie horen en hoe dit geadministreerd moet worden.

Met eenduidige afspraken voorkomt u dat een medewerker onjuiste uren registreert, bepaalde kosten of uitgaven vergeet, of documentatie weggooit die voor de controle van belang is.

4. Forfait of werkelijke kosten en uitgaven?

Bij de WBSO kunt u kiezen voor forfait of werkelijke kosten en uitgaven. Bij een forfaitair tarief ontvangt u een vaste opslag op het uurtarief voor uw S&O- werkzaamheden. Hiervoor hoeft u geen extra administratie bij te houden. Bij werkelijke kosten en uitgaven ligt dit anders. U ontvangt dan een voordeel op basis van de werkelijk gerealiseerde kosten en uitgaven. Deze variant is aantrekkelijk als u verwacht dat de kosten en uitgaven hoog uitvallen, bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van een niet-commercieel prototype of bij het testen van hetgeen u ontwikkelt. U geeft tijdens de aanvraag op hoeveel u denkt uit te geven aan de specifieke kosten en uitgaven. U mag alleen aangevraagde én goedgekeurde kosten en uitgaven verantwoorden voor de WBSO.

Uit de administratie moet daarom goed blijken welke kosten en uitgaven in aanmerking zijn genomen en hoe deze toerekenbaar zijn aan het speur- en ontwikkelingswerk. Daarnaast moeten er facturen en betalingsbewijzen beschikbaar zijn voor controle.

5. Sorteer administratie op volgorde en datum

Een simpele tip, maar daarom niet minder belangrijk: heeft alle documentatie een datum? Zonder datum kan de subsidieverstrekker niet zien of een activiteit, uitgave of kostenpost tijdens de aanvraagperiode is uitgevoerd. Zorg daarnaast ook dat alle documentatie de naam van de opsteller bevat. Tijdens een controle kan dan redelijk eenvoudig de inbreng van de WBSO-medewerkers onderbouwd worden.

6. Bewaar óók oude versies en notities in uw S&O administratie

We horen helaas nog vaak genoeg van bedrijven dat ze een deel van de administratie weggooien omdat ze denken dat het niet relevant genoeg is. Eerste ontwerpschetsen van een installatie, aantekeningen van een vergadering of (in het geval van WBSO voor ICT-projecten) oudere versies van code dient u allemaal te bewaren. U gebruikt deze administratie om de voortgang van het project aan te tonen. Ook technische testen en SCRUM stand ups kunnen in aanmerking komen voor de WBSO, dus vergeet die niet te markeren als WBSO-waardige activiteiten.

Wilt u graag een check op uw huidige administratie of advies over het opzetten van een efficiënte projectadministratie? Wij helpen u graag.

7. Houd de 7 jaar lange bewaarplicht in de gaten

De WBSO is een fiscale regeling en daarom is ook de fiscale bewaartermijn van toepassing op de WBSO. Deze bewaarplicht houdt in dat alle bedrijven en zelfstandigen die WBSO aanvragen de WBSO-administratie zeven jaar lang moeten bewaren. Dit geldt voor alle administratie die met uw WBSO-projecten en -aanvraag te maken hebben. Dus van de formele verrekening tot en met de eerste schets van het nieuw te ontwikkelen product. Het maakt voor de WBSO niet uit of de administratie digitaal of op papier wordt bijgehouden.

WBSO-audit aanvragen

Wilt u advies over het opzetten van een efficiënte WBSO- administratie? Of wilt u graag een specialist naar uw administratie laten kijken voor de WBSO- controle van de RVO? Neem dan contact op met ons via onderstaand formulier. Als u de volledige WBSO- en/of subsidieadministratie uit wilt besteden, hebben wij een inhouse subsidiedesk beschikbaar.

Gerelateerde nieuwsberichten